Hoe moet u als ondernemer nu eigenlijk om gaan met algemene voorwaarden? Elk bedrijf heeft ze, maar alleen al de vraag welke algemene voorwaarden van toepassing zijn, zorgt soms al voor verwarring. Voor dat vraagstuk wordt vaak de hippe term ‘battle of forms’ gebruikt.
Zijn de algemene voorwaarden van een leverancier leidend en bindend? Of juist die van een afnemer? Niet zo vreemd dat daar wel eens onenigheid over ontstaat. En wie wint de ‘Battle of Forms’ dan? Hoe gaat u er mee om?
Op deze pagina treft u een handleiding aan voor het gebruik van algemene inkoopvoorwaarden. Dit stuk is opgesteld door mr. Jasper van de Graaf, advocaat ondernemingsrecht en contractenrecht.
1. Hoe zit het juridisch?
1.1 Bij het sluiten van overeenkomsten met algemene voorwaarden gelden twee belangrijke vereisten:
- Partijen moeten toepassing van de algemene voorwaarden zijn overeengekomen;
- De gebruiker van de algemene voorwaarden moet voldoen aan de zogeheten informatieplicht. De gebruiker moet de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de andere partij ter hand stellen. Hoe? Bijvoorbeeld door de tekst van de algemene voorwaarden als bijlage bij een brief of mail te voegen. Wanneer de gebruiker dat niet doet, dan kan de andere partij de algemene voorwaarden vernietigen.
De gebruiker moet bewijzen dat de andere partij de algemene voorwaarden heeft gekregen.
Het is niet relevant of de andere partij de algemene voorwaarden heeft gelezen.
1.2 Als partijen in onderhandelingen naar verschillende sets met algemene voorwaarden verwijzen, dan heeft de tweede verwijzing geen werking, tenzij de algemene voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk worden afgewezen. Dit wordt de ‘first shot rule’ genoemd. Kortom, de eerste verwijzer wint, tenzij de tweede verwijzer uitdrukkelijk afwijst. De ‘uitdrukkelijke afwijzing’ moet met naam en toenaam worden gedaan en mag niet worden weggestopt in de algemene inkoopvoorwaarden van de gebruiker. De first shot rule is ook van toepassing als er een offerte wordt aangevraagd. De partij die een offerte aanvraagt kan dus ook een ‘eerste verwijzer’ zijn.
2. Aanvraag van offerte door de gebruiker
Wanneer de gebruiker een offerte aanvraagt, moet de volgende tekst in de offerteaanvraag worden gebruikt:
“Op de onderhavige offerteaanvraag en daaruit voortkomende overeenkomsten zijn uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is bij deze e-mail gevoegd.”
De volledige tekst van de algemene inkoopvoorwaarden moet als bijlage (als PDF-bestand) zijn bijgevoegd.
3. Offerte van verkoper aan de gebruiker
Wanneer een verkoper een offerte aan de gebruiker uitbrengt, dan zijn de volgende scenario’s mogelijk:
a) De verkoper brengt een offerte uit zónder verwijzing naar eigen algemene verkoopvoorwaarden. In dat geval moet door de gebruiker een inkooporder worden uitgestuurd. Dit moet zoals ik hieronder onder kopje 4, punt a uitleg.
b) De verkoper brengt een offerte uit mét verwijzing naar eigen algemene verkoopwaarden. In dat geval moet door de gebruiker een inkooporder worden uitgestuurd. Dit moet zoals ik hieronder onder kopje 4, punt b uitleg.
c) De verkoper brengt een offerte uit met verwijzing naar eigen algemene verkoopvoorwaarden, inclusief afwijzing van de algemene inkoopvoorwaarden van de gebruiker. In dat geval moet door de gebruiker een inkooporder worden uitgestuurd. Ook zoals ik hieronder bij kopje 4, punt b uitleg.
4. Inkooporder door de gebruiker na offerte door verkoper
Wanneer de gebruiker reageert op een offerte van een verkoper en een inkooporder uitstuurt, dan zijn de volgende scenario’s mogelijk:
a) Na een offerte van de verkoper waarin niet wordt verwezen naar eigen algemene voorwaarden, moet één van de volgende twee teksten in de schriftelijke inkooporder worden gebruikt:
► Na voorafgaande offerteaanvraag van de gebruiker:
“Op de onderhavige overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is reeds aan u toegezonden.”
► Zonder voorafgaande offerteaanvraag van de gebruiker:
“Op de onderhavige overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is bij deze e-mail gevoegd.”
De volledige tekst van de algemene inkoopvoorwaarden moet als bijlage (als PDF-bestand) zijn bijgevoegd.
b) Na een offerte van de verkoper waarin wel wordt verwezen naar eigen algemene voorwaarden, moet de volgende tekst in de inkooporder worden gebruikt:
► Na voorafgaande offerteaanvraag van De gebruiker:
“Toepassing van de algemene voorwaarden van [naam verkoper] met [datum/nummer] wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Op de onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is reeds aan u toegezonden.”
► Zonder voorafgaande offerteaanvraag van de gebruiker:
“Toepassing van de algemene voorwaarden van [naam verkoper] met [datum/nummer] wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Op de onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is bij deze e-mail gevoegd.”
De volledige tekst van de algemene inkoopvoorwaarden moet als bijlage (als PDF-bestand) zijn bijgevoegd.
5. Inkooporder door de gebruiker zonder voorafgaande offerte van verkoper
De algemene inkoopvoorwaarden van de gebruiker zijn in deze situatie nog niet overeengekomen en nog niet aan de verkoper toegestuurd. In de inkooporder moet de volgende tekst worden gebruikt:
“Op de onderhavige overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is bij deze e-mail gevoegd.”
De volledige tekst van de algemene inkoopvoorwaarden moet als bijlage (als PDF-bestand) zijn bijgevoegd.
6. Handelwijze bij vaste verkopers
Ik kan me voorstellen dat er vaste verkopers zijn waarvan (zeer) regelmatig goederen worden gekocht. Door de gebruiker worden telkens losse orders geplaatst, welke orders door de verkopers aan De gebruiker worden uitgeleverd. Juridisch gezien zijn deze losse orders telkens nieuwe overeenkomsten. Bij iedere overeenkomst dient dus te zijn voldaan aan de hiervoor onder punt 1 genoemde twee eisen (toepasselijkheid + terhandstelling algemene voorwaarden).
Het is echter niet per se noodzakelijk om de tekst van de algemene voorwaarden bij iedere losse order aan een vaste verkoper toe te sturen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarbij de verkoper de algemene inkoopvoorwaarden een week geleden al van de gebruiker heeft ontvangen. Dan hoeft dat nu niet nog een keer. De laatste zin in bovengenoemde voorbeeld teksten luidt dan in alle voorbeelden als volgt:
“Een exemplaar van onze algemene inkoopvoorwaarden is reeds aan u toegezonden.”
De grens wanneer het toesturen van de algemene voorwaarden inmiddels te lang geleden is en de voorwaarden nogmaals moeten worden gestuurd, is echter niet van te voren duidelijk aan te geven. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarbij de algemene voorwaarden een jaar geleden bij de inkooporder zijn toegezonden. Het is mogelijk dat er intussen een nieuw management of nieuwe medewerkers bij de verkoper werkzaam zijn, die de algemene inkoopvoorwaarden van de gebruiker nooit hebben gehad… Dan kunnen zij de algemene voorwaarden toch vernietigen vanwege strijd met de informatieplicht.
Bij twijfel: telkens meesturen
Om deze situatie te voorkomen is het raadzaam om, ook bij vaste verkopers, toch bij iedere losse inkooporder de tekst van de algemene voorwaarden mee te sturen. Dat is ook gebruikelijk in het zakelijke verkeer.
Een alternatief is om de algemene inkoopvoorwaarden eenmaal per maand bij een losse inkooporder aan een vaste verkoper mee te sturen, maar ik kan me voorstellen dat het lastig is om dit te administreren.
7. Negatieve reactie van verkoper op inkooporder van de gebruiker
Wanneer de verkoper na ontvangst van de inkooporder van de gebruiker bij u terugkomt met een uitdrukkelijke afwijzing van de algemene inkoopvoorwaarden van de gebruiker en zijn eigen algemene voorwaarden alsnog van toepassing verklaart, dan moet u opnieuw uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden van de hand wijzen en uitdrukkelijk naar de algemene inkoopvoorwaarden van de gebruiker te verwijzen. Hiervoor dient de volgende tekst te worden gebruikt:
“Toepassing van de algemene voorwaarden van [naam verkoper] met
[datum/nummer] wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Op de onderhavige overeenkomst zijn uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van [naam gebruiker] van toepassing. Een exemplaar van deze algemene voorwaarden is reeds aan u toegezonden.”
Het zal u niet verrassen, maar in dit laatste geval is het sowieso heel verstandig om juridisch advies in te winnen.
Tenslotte
Ik kan me voorstellen dat het u bij het lezen van dit artikel duizelt. Toch blijkt keer op keer dat als het er op aankomt, de algemene voorwaarde voor een onderneming zeer belangrijk zijn. Natuurlijk weet ik ook dat velen, vooral consumenten, de algemene voorwaarden niet lezen. Tien pagina’s met kleine lettertjes is ook niet om door te komen. En wat doe je als er één passage in staat waar u het niet mee eens bent? Laat u de deal dan niet doorgaan?
Om deze reden adviseer ik ondernemers altijd om juridische hulp in te schakelen, zeker bij twijfel. U treft het: ik lees algemene voorwaarden en contracten aan de lopende band en weet precies waar ik op moet letten. Ik weet wat de ‘red flags’ zijn en wat de belangrijke passages zijn. Neemt u gerust contact met mij op als u hulp wilt.
Wilt u hier nu al meer over weten? Bel mij gerust op tel. 0172 – 42 41 72 of vul het contactformulier in.
0172 - 49 43 45
