Elke BV is verplicht om de jaarrekening tijdig te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Maar welke termijn geldt precies? Dat hangt af van de vaststelling van de jaarrekening en eventuele uitstelmogelijkheden. Een te late deponering kan verstrekkende juridische en financiële gevolgen hebben. Hieronder leggen we uit welke deadlines gelden en waar u als bestuurder rekening mee moet houden.
Wanneer moet de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel liggen?
Loopt het boekjaar van uw BV van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025 ? Dan is 8 augustus 2026 de standaarddeadline om de jaarrekening te deponeren bij het handelsregister. Deze datum komt voort uit drie stappen die de wet voorschrijft: het bestuur krijgt vijf maanden na afloop van het boekjaar om de jaarrekening op te stellen, de aandeelhouders krijgen daarna twee maanden om deze vast te stellen, en vervolgens moet de jaarrekening binnen acht dagen na die vaststelling worden gedeponeerd bij het handelsregister. Dit volgt uit art. 2:210 BW en art. 2:394 BW.
Als de aandeelhouders het bestuur meer tijd geven
Bij bijzondere omstandigheden, zoals een jaarrekening die nog niet klaar is of een accountantscontrole die meer tijd vergt, kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden extra uitstel geven voor het opstellen van de jaarrekening. Wordt dit maximale uitstel benut, dan schuift de vaststelling op naar uiterlijk 31 december 2026. De deponering moet dan eveneens uiterlijk op 31 december 2026 plaatsvinden: de wet stelt in art. 2:394 lid 3 BW een absolute grens van twaalf maanden na afloop van het boekjaar voor de openbaarmaking, waardoor de gebruikelijke termijn van acht dagen na vaststelling in dit geval al is verstreken.
Bijzondere situatie: alle aandeelhouders zijn ook bestuurder
Zijn bij een BV alle aandeelhouders tevens bestuurder, zoals vaak het geval is bij een kleine BV met één of twee eigenaren die ook de directie vormen? Dan geldt een andere regel. De afzonderlijke vaststelling door de aandeelhouders is dan niet nodig: de jaarrekening is al vastgesteld zodra alle bestuurders (en eventuele commissarissen) deze hebben ondertekend, zoals volgt uit art. 2:210 lid 5 BW. Bij maximaal uitstel betekent dit dat de deponeringsdeadline juist eerder ligt: op 8 november 2026, in plaats van op 31 december 2026.
Wat er gebeurt als u te laat bent
Het niet op tijd deponeren van de jaarrekening kan grote gevolgen hebben. Het Openbaar Ministerie kan handhavend optreden, omdat het niet naleven van de deponeringsplicht strafbaar is gesteld als economisch delict op grond van de Wet op de economische delicten. Daarnaast geldt bij een faillissement dat door een te late deponering vaststaat dat het bestuur zijn taak niet goed heeft vervuld. Dat kan ertoe leiden dat bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gehouden voor de schulden van de vennootschap.
Heeft u vragen over dit onderwerp? Wilt u meer weten over uw specifieke situatie? U kunt altijd vrijblijvend een afspraak maken met onze specialist op dit rechtsgebied.
Of belt u met ons via 0172 – 49 43 45 of vul het contactformulier in.
0172 - 78 79 05
