Een goede administratie voorkomt juridische problemen. Daarom leg ik in een serie artikelen uit wat het belang is van een goede administratie voor een onderneming. Dat doe ik uiteraard vanuit het oogpunt van de praktijk van ons advocatenkantoor.
In deze eerste aflevering leg ik in de basis uit wat onder administratie valt. Daarnaast leg ik uit wie een administratie moet voeren en waarom het van belang is.
Inzicht financiële situatie
Het bijhouden van een administratie is in de eerste plaats van belang om inzicht te krijgen in de financiële situatie van uw onderneming. Op deze manier kunt u onderbouwde beslissingen nemen over uw bedrijf.
Boetes belastingdienst
Daarnaast is het voeren van de administratie van belang voor de belastingaangiftes. Denk aan de inkomstenbelasting in geval van een eenmanszaak, de btw-aangiftes, jaarrekeningen, etcetera. Zonder deugdelijke administratie kunnen de belastingaangiftes niet (goed) worden ingevuld en loopt u het risico op boetes en ambtshalve aanslagen die de fiscus op haar eigen inschattingen baseert. Inschattingen van de fiscus zijn doorgaans niet in uw voordeel.
Aansprakelijkheid bij faillissement
In faillissementen komt het regelmatig voor dat er geen, of geen deugdelijke administratie is. Bij een faillissement neemt de curator de administratie onder de loep. Als dan blijkt dat er geen (volledige) administratie is, dan kunnen daar negatieve consequenties aan worden verbonden. De bestuurder kan dan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de tekorten in het faillissement. De schuldenlast komt dan voor rekening van de bestuurder.
Faillissementsfraude
Daarnaast kunnen misstanden in de administratie een reden voor de curator zijn om aangifte te doen van faillissementsfraude. Het ontbreken van een (deugdelijke) administratie kan ook gevolgen voor de ondernemer in privé hebben richting de belastingdienst of pensioenfonds.
Voor wie geldt de administratieplicht?
Volgens de wet moet iedereen die een bedrijf heeft of een zelfstandig beroep uitoefent een administratie voeren. De eenmanszaak (zzp-er) valt daar ook onder. De administratie moet inzicht geven in de rechten en plichten van de onderneming op elk moment. Het komt erop neer dat uit de administratie de financiële positie van de onderneming duidelijk moet zijn. Wat zijn de schulden, wat zijn de bezittingen en van wie is er nog geld te vorderen?
Maar denk bijvoorbeeld ook aan contracten, bankafschriften, kasadministratie en kassabonnen, facturen, post en e-mails en afspraken. Ook dat behoort tot de administratie van de onderneming.
Bewaartermijn administratie
Deze gegevens moeten volgens de wet in elk geval zeven jaar bewaard worden. Dat kan op papier of digitaal. Hoe de administratie wordt bijgehouden, is aan de ondernemer zelf. Voor de financiële administratie kan dat via een gespecialiseerd boekhoudpakket als Exact of Twinfield, maar dat hoeft niet. De administratie kan ook worden bijgehouden met een eigen Excel-overzicht, of in een nette overzichtelijke papieren map. Ook kan een boekhouder of een accountant deze zorg uit handen nemen.
Het spreekt dus voor zich dat het al met al van belang is om als ondernemer een goede administratie te voeren.
Lees hier aflevering 2: Kan een boekhouder weigeren een administratie af te geven?
Heeft u vragen over dit onderwerp, neem dan gerust contact met mij op. Bel mij via 0172 – 49 43 45 of vul het contactformulier in.
0172 - 49 43 45
